資格・ノウハウ

仕事の優先順位づけは「朝10分・夕方5分」の見直しで効率UP!

優先順位づけのリスト

毎日毎日仕事をする中で、効率よく時間内に仕事をすすめられてますか?

仕事の進め方がよくわからない!優先順位付けが苦手!という方、

仕事の能率がいまいちだなぁと感じる方には、この方法がおすすめ!

朝・夕、少しだけ時間をとって、仕事の優先順位を見直す方法です。

これだけで劇的に効率がアップ!

朝10分、帰りに5分、仕事の優先順位付けを見直す方法!

新人さんに指導している方法をご紹介します。

0.事前準備

やることがいっぱいで身動きが取れない状態の人は、まず、こちらの記事をチェック。

1.タスクリストの書き方

ツールやアプリで管理

上の記事ではやることを書きだすのに、手書き好きな人は付箋やカードで、と書きました。

でも、仕事のタスクリストやToDoリストは付箋ではなく、アプリや、ツールを使って記録を残しましょう。

仕事の記録は成長の素

仕事が終わったらToDoリストの付箋をポイ!は絶対やめて! 

あなたの成長の素を捨ててるも同然です。ToDoリストは自分のスキルの蓄積。

1度やった仕事は、次からは自分のノウハウになります。

どんな仕事に、どれだけの時間がかかったか、記録しておきましょう。

次に同じような作業をするときに検索してかかった時間を確認すれば、仕事にかかる時間が見積もれるようになりますよ。

仕事を頼まれたときに、その仕事を自分がどのくらいの時間でこなせるか、あらかじめ予想できることはとても大事です!

2.朝一に優先順位づけ時間を10分確保

時計は9時

前の日の夕方にリスト化しておいたタスクリストを確認します。

メール等をチェックして、新たなタスクが発生していないか確認します。

今日やるべき仕事がわかったら、それぞれのタスクの3つの点をチェック!

 締め切りはいつ?
 重要度はどれくらい?
 どれくらいの時間でできる?

この3つを確認したら優先順位を決めましょう

タスクリストをもとに、今日1日に、

 どの順番で
 どの仕事から
 どれくらい時間をかけるか

ざっくり予定をたてます。

あとは予定にそって、今やる作業に集中!
予定時間内に終わらせるように頑張ります。

3.仕事は次々とやってくる

新しい仕事は、つぎつぎやってきますね。

上司から新たな仕事を振られたら、その都度、優先順位を見直します。

割り込ませるのか
後に追加するのか

決めなくてはなりませんね。

今やっている仕事の手を止めても先にやるのか。
今やっている仕事の後にはじめればいいのか。

仕事を指示されたらその都度、この確認を忘れずに確認しましょうね!

「急ぎですか?」
「この仕事の後でも大丈夫ですか?」
「〇〇時くらいまでにできますが、それでいいですか?」

4.優先順位がわからないときは

優先順位が自分ではわからないときは、まず暫定で順番を決めます。

それから、自分のつくった予定を、上司にみていただき
「この順で進めますが、いいでしょうか?」
と確認しましょう。

だんだん、自分で優先順位付けができるようになります。

5.仕事終わりにタスクの確認時間を5分確保

時計は5時
それぞれかかった時間を記録
予定通りに終わったか確認します。

残ってしまった仕事はどうしても今日やる必要がない場合は
明日に繰り越し。
明日のリストに加えておきます。

6.まとめ

毎日毎日の仕事をどうせやるなら、効率的にてきぱきすませて定時退社したいですよね。

仕事はどんどん追加されるもの。だから優先順位付けも見直しが必要!

優先順位付けには、経験が必要です。

わからないときは聞きましょう。

日々繰り返すことで、自分がどの仕事をどのくらいの時間でできるかもわかるようになります。

朝10分、夕方5分、ToDoリストを確認して優先順位付けの見直し。

初めからは誰もできませんが、繰り返しているうちにできるようになります。

まずはスタート!

やってみましょうねー。

フォローしていただけると嬉しいです!
ABOUT ME
葉っぱのしおり
すべての人に『ありがとう』と『微笑み』を届けたいアラフィフブロガーの「葉っぱ」です。 約50年間生きてきた中で学んだこと、経験したことをシェアしていきます。 その中に、誰かの役に立つことが一つでもあれば幸せです。 人生初を楽しむ活動中。 毎日Twitterで『愛拶』をつぶやきます。 人気ブログランキングに参加中です 応援してくださると嬉しいです
関連記事

COMMENT

メールアドレスが公開されることはありません。